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Las 125 cosas que piensa un wedding planner, antes, durante y después de la boda.

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 Foto by: Manuel Salgado

     Cuando se me ocurrió este post estaba en una de esas semanas de locura, tendríamos dos eventos ese fin de semana, una boda para 300 personas y una graduación para 1000 pax (¡sí! también, cuando nos agarran de buenas porque no nos encantan, hacemos graduaciones), el reto estaba por venir y con todo, mi cabeza trabajaba al 200% y pensaba…si la gente pudiera saber todo lo que pensamos, desciframos y prevemos en nuestro trabajo, tal vez sería más valorado y respetado, no sólo por los clientes, también por aquellos “planners” de generación espontánea que salen hasta por debajo de las piedras creyendo que con un curso de un día ya tendrán la capacidad de “controlar” un evento (lo siento, alguien tiene que decirlo, un curso de dos días, no, no te hace planner, son las horas vuelo y la práctica lo que realmente te forma).

     Entonces dije, bueno como aún es imposible que la gente sepa todo lo que pienso, pues vamos a compartírselos…y es así como quiero compartir las “enemil” cosas que pienso, previo, durante y después de un evento:

Jueves (previo a la boda)

7.00 am (Abro el ojo derecho todavía acostada, sólo el derecho porque el izquierdo es ligeramente más huevas y tarda un poco más)

1. “¡No han mandado listas! Hay que escribirle a la novia para que hoy nos las mande, sino no nos va a dar tiempo”.

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9.00 am (llegando a la oficina)

2. “Hay que “re confirmar” a los proveedores, revisar con ellos horarios de montaje finales”

2.00 pm (llega un mensaje de la novia agobiada porque hay gente que le está cancelando)

3. ¡Ya empezaron! ¿¿ porqueeee porqué la gente es así??

4.”¡Que no me quiera cambiar las mesas, porfavooooor!”

3.00 pm (la novia pregunta si es posible meter en una mesa de 12 personas a 14)

5. “¿Cómo las acomodamos? ¡no caben! ¡cálmate (hablándote a ti mism@) explícale con peras y manzanas en un tono lindo que no más no caben, no pierdas la cordura, esto depende de ti.”

6. “¡Quiero llorar! No tenemos listas y me quiere cambiar mesas, ¿porqué Dios? ¿en qué chingad@#÷$%s pensaba cuando decidí ser wedding planner”

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7. “¡Llegaron las listas!, porfavor, porfitaaas que estén bien hechas”

8. (Descifrando listas) “¡Yujuuu! Sí están bien hechas, no hay apodos! Revísemos si nos cuadra el número de personas por mesa”

9.”¡No cuadran! ¿porqueeeeee…porqueeee me hacen estooooo…help me…to help you”

help me help you

10. “Porfitas porfitas que mande las listas bien hechas hoy”.

11. “Organizando mentalmente el plan A,B,C…hasta el Z, imaginando el “worst scenario” si no mandan las listas”

12. ” ok…solucionemos el resto de los pendientes ¡ es neta que ya son las 5 pm! ¿en qué momento si acabo de empezar?

13. “Calma…paso a paso…una cosa a la vez, todo tiene solución menos la muerte, si se puede”

14. “¡Madres! Acabo de recordar que no hay nada en el refri, hoy sí aplicamos los tacos pa cenar” (la wedding planner, recordando que tiene más pendientes en la vida, además de organizar bodas)

10.30 pm dispuesta a “descansar”

15. “Llegaron las listas, están bien hechas, bendita bendición ahora si puedo dormir tranquila”

Viernes (previo a la boda)

Llegan las entregas a la oficina…

16.  “Esto parece mudanza (disimulas, pero en realidad estás pensando, cómo le vas a hacer para llevarte todo lo que te está llevando la novia, de donde salió todo eso, ¿no que solo iban a ser las pantuflas?)

17. “¿¡Todo ese alcohol?! les va a dar una congestión alcohólica, porqué no me hacen caso con el listado de alcohol que envío, va a sobrar…”

alcohol

18. “Armar manuales, repasar la logística, pensar todos los escenarios posibles y compartir con el equipo” 

19. “Checklist de detalles: botiquín, radios, “la bolsa de la novia”,   (esta es una bolsa especial, donde llevamos de todo para atender a la novia o algún familiar, desde pegamento para las pestañas, papel arroz, hasta toallas femeninas, toallas húmedas, alcohol en gel, hilo y aguja) , números de mesa, menús, reservados para la misa.” 

20. “En montaje: todo va tomando forma desde un día antes, revisas todos los detalles, posibilidades habidas y por haber, para estar preparad@.”

Viernes por la noche 

21. Todo va bien, a descansar, mañana será un largo día. (llegó mensaje de tus amigos para que salieras, pero ya estás pensando en la friega que te vas a meter mañana, y prefieres decir la frase celebre: No puedo tengo evento) 

no puedo tengo evento

Sábado por la mañana

22. Mariposas en la panza, lista para un nuevo reto, vamos con todo. 

23. “Que todo todito salga bien, virgencita porfavor, y si algo se mueve, o algo tengo que cambiar, dame la sabiduría para ser lo más asertiva posible” (yo siempre antes de cada evento, es la presión de tener que negociar, dirigir y llevar la responsabilidad de todo el evento, de los sueños de una pareja, dos familias, sobre tus hombros) 

24. Recogiendo ramos: ¡Wooow! están increíbles, me encantan, están más bonitos que los de las fotos, los va a amar la novia. 

25. Llegando a la locación: Qué emoción, va a quedar increíble. 

Montaje Paula Abreu-8

Foto: Gonzalo Bretón 

26. Briefing con staff: Repites 3,500 veces los puntos y detalles más importantes para que a nadie se le olvide nada, motivas y confias que tu equipo es el mejor y hará todo por hacer de este evento algo memorable. 

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27. “Hay que checar que cuadre el número de personas por mesa” 

28. Acomodar menús individuales y los detalles que nos pidió la novia. 

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29. Revisen los detalles del montaje, manteles estirados, bien extendidos, sillas alineadas, que todo quede perfecto. 

30. ¡Las flores! me encantan quedará increíble esta boda, qué emoción, amo mi trabajo. 

31. Donde está el de la música, a qué hora empieza su prueba de sonido, donde está el de la iluminación, necesito ver como queda mejor y que no cambie el color de las flores, y este “cablerio” qué, y esas taras y esas cajas de cartón, ¡quítenme todo, vayan ordenando todo!

32. Ya casi me tengo que ir a la misa…corro, que no falte nada, últimas indicaciones al equipo y salgo disparad@. 

Llegando a la iglesia

33. Vamos a revisar que ya haya llegado el de la música. 

34. Ya llegaron ¡vientos!

35. Revisemos orden de canciones, ¡súper! ¡ya está! 

36. Colocar reservados, nunca falla, que gente que ni la invitan quiere estar en primera fila viendo el bodorrio. 

37. ¡El padre! ¿dónde está el padre? 

38. ¡No ha llegado el sacerdote:  Yisus Craist! (hablando por teléfono, en 3, 2, 1…)

39. Listo las flores, ya está casi todo listo…

Boda Nadia & Fran // Fotografo: Erick Pozos // www.erickpozos.com

40. Me aseguraré que ya salió novio y novia. 

41. Checked, ya llegó el novio, trae cara de terror, amenicemos…un chascarrillo para que sonría, no puede entrar con esa cara de pánico. 

42. Formemos al cortejo, ¿¡porqué no llegan los padrinos de velación?! ¡Me mato! 

42. ¡Novia! que no se baje, corro…

43. Aaaawww se ve hermosa ¡quiero las fotos de esta boda ya! 

44. Uff está tranquila, bendita bendición, todo saldrá bien, ya no más que coopere el novio. 

45. Listo, ya llego el padre, sonríe sé linda (que no nos quiera cambiar la formación porfavor) 

46. Ahora sí vamos por la novia. 

47. Llegaron los padrinos, (¡rápido señora, porfavoooooor…luego saluda! me digo a mi misma dentro de mi ser) mientras sonrío, y le digo: ya está el padre esperándolos. 

48. Ahora sí a entrar…

Boda Nadia & Fran // Fotografo: Erick Pozos // www.erickpozos.com

Adentro de la iglesia…

49. ¡Ay qué emoción! voy a llorar, qué emotivo, repartamos kleenex. 

50. Acomodo la cauda del vestido, ¡me encanta mi trabajo! 

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51. Ojalá que el padre, les hable bonito, se veía buena onda…(que se sepa los nombres, por piedad) 

52. ¿Cómo irá la locación?, no han mandado mensajes así que todo indica que va viento en popa ¡súper! 

53. “Señora, primera lectura, ya tiene que pasar” (mientras le haces señas, de que ya pase) 

54. “¡¡Segunda Lectura, segunda!, señora, segunda lectura!!” es neta que vienen y no saben ni a qué hora les toca ¿Porqué siempre hacen eso? 

55. ¡Ahora sí! lo bonito, el sacramento…no me canso de esto, qué bonita es mi chamba. 

56. ¡Ramo!, madrina de ramo, cambiáselo, ¡eso! 

57. Repartición de burbujas, campanitas, petalos para la salida, globos y cuanta cosa se les haya ocurrido para la salida: ¡Checked! 

58. Ahora, si las firmas, le voy a decir al fotógrafo, que las fotitos principales, y listo los sacamos. 

59. Fotos con los papas, las damas, los padrinos, listo, los saco, sino ahorita esto se descontrola, y todos van a querer acaparar…

60. ¡Señor porfavooooor, para eso está el fotografoooo, deje que el fotógrafo tome las fotos por piedad! (pienso dentro de mi ser, mientras muy sonriente, le pido al señor que le de permiso a los fotógrafos para tomar fotos, esperando no me conteste con un derechazo, porque el quiere tomar TODAS las fotos con su celular)

61. ¡Salida, listooo! ¡vamonos!

62. Update, locación, ¿cómo va todo? 

63. Repaso mental,  minuto a minuto cada cosa, planeada y ordenada, que no se olvide nada. 

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Llegando a la locación 

64. Inicia la sesión de fotos. 

65. Voy de volada a la locación, “double checked de todo en 5 minutos”, menús, números, lugares, ok, todo quedó ¡se ve increíble! 

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Fotos: Manuel Salgado

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Foto: Manuel Salgado

66. Coctelitos y Canapés para los novios mientras llega el juez. 

67. Comienza la acción. 

68. Ya me duelen los pies, y esto apenas empieza…

69. Se ven buenos los canapés…tengo hambre…

70. Va bien la asignación, la gente llegando a tiempo, todo en orden. 

71. (avisan por radio de unas personas que no están en listas) revisas, ¡habían cancelado!, ¿porqué llegan si habían cancelado?

porque eres así

72. Tenemos colchón, que confirmen los novios y van a la mesa de garantía. 

73. Ya llegó la juez, perfecto, empecemos. 

74. Vamos revisando asignación, qué tanta gente va llegando, bien, todo va viento en popa…

75. ¡Termina civil!, cuánta gente ha llegado ¡Falta mucha gente! aprovechemos, más tiempo para fotos…mientras llega la gente. 

Te avisan de una mesa que ya está llena… hay 3 personas que van en esa mesa. 

76. Aplicaremos la de “kinder” como maestra a pasar lista de personas a la mesa, ¿porqué la gente se cambia de lugar? con una sola persona nos desajustan todo, no es un tema del organizador, es una tarea de los novios, que les lleva horas resolver, y con una sola persona que se cambie, nos cambian todo, ojalá la gente entienda y respete el lugar que le asignan en las bodas.

77. Bien ya está el 90 % de la gente, viene lo bueno ¡Entrada de los novios!

78. Canción lista ¡Va la entrada! 

Boda Nadia & Fran // Fotografo: Erick Pozos // www.erickpozos.com

79. Pirotecnia, efecto, o sorpresa lista.

80. Brindis servido 

80. Novios listos. 

81. ¡Suelta la rola! ¡Con todo! 

82. ¡Yeeeeeihhhhhh! 

83. Micrófono, papá para el brindis ubicado “We are ready, baby!” 

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84. Listo, meseros, ¡ya listos!

85. Sale banquete. 

 

86. Sondeo de mesas, checar restricciones de menús, asignación de los que llegaron tarde. 

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87. Qué movimiento en las barras, le están chupando pero con todo ¡Salud! 

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88. Ya casi acaban todos el postre, alistemos a los novios y al dj para que sea el vals. ( Este orden es el que generalmente hacemos en las bodas en el centro del país, al norte, los novios entran, bailan, brindan y hasta después se hace la cena, también lo hemos realizado así, lo aclaró porque habrá gente que pregunte porqué llevamos este orden) 

88. ¡Sueltala Dj! 

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89. Estamos listos va el vals, disparo de confetti listo. 

90. Le voy a recordar al Dj del disparo de confetti, antes de que lo aventemos para que tenga el ángulo. 

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Foto: Manual  Salgado

91. Clímax de la canción ¡Disparoooo! ¡Pirotecnia! ahora sí sueltalooooo….

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92. ¡¡¡ Yeeeeeih!!!!! 

93. Vals papas, ubíquenme al papá que ya esté listo ¡ya lo ví! ¡ahí ta! 

94. Ahora si ¡creo que voy a llorar! qué bonito…

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95. Que empiece la fiesta….

96. ¡ Venga, parense a bailar! con ganas, ¡¡¡Orénle damas, pongan ambiente, párense a bailar, sin pena!!!!

97. Uff, respira, ya empezó la fiesta, pasó lo rudo por ahora. 

98. Muero de hambre, que se vaya a comer parte del staff…

99. ¡Yeeeih!, traen buena fiesta 

100. Ya van a empezar a pedir las pantuflas 

101. ¡Les dije! pantuflas ready.

102. ¿Qué tal la barra? ya le bajaron, si chupan pero tampoco tanto como ellos creían…

103. Ok, pista a full, no les voy a cortar la fiesta, atrasemos unos 20 minutos el protocolo, que siga la pachanga. 

104. Ahora si, la liga, checked, ramo pa aventar, checked, novia retocada, checked. 

105. ¡Listo que empiece el protocolo, con tequila siempre es más divertido! Y la gente se concentra en el tequila y no en tirar a los novios 😉 

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Foto: Manuel Salgado

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107. No se vayan a poner locas y nos vayan a tirar (tienen facha de tranquilas) 

108. Sólo la facha (¡cálmense!)

109. Va ahora con el novio (estos hombrecitos, les sale el cavernícola que llevan dentro en estos momentos) 

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110. ¡Hay que reconocer, son súpuer divertidos!

111. Ahora si a repartir todo lo que falta por repartir. 

112. ¡Ya ahora sí! no aguanto, los pies, la espalda y demás…qué cansancio pero todo va bien. 

113. 2 horas más y se acaba esto (no me vayan a pedir hora extra porfavoooooor)

114. 1 horita…

115. 30 minutos…

116. ¡Hora extra! ¿te cae? PORQUEEEEEEE, PORQUEEEEE NO QUISISTE SER GODÍN, PORQUEEEEEEE….(hablándote a ti mismo dentro de tu ser) 

117. Hora extra, pues…bueno, se la están pasando de lujo, si fuera mi fiesta, también hubiera querido hora extra…

118. ¡Se acabo! 

119. Conteo de alcohol, checar mesas, que no dejen cosas olvidadas, guardar todo lo que dejaron los novios por “doquier”.

120. Qué bonito verlos tan felices, tan agradecidos, se paga todo con esas palabras y ese abrazo sincero de agradecimiento. ¡Amo mi trabajo! 

121. Estoy muerta, revisemos últimos horarios de desmontaje. 

122. Tantito más y sale el sol…piedad, ya quiero acabar…

123. Quiero mi cama…

124. ¡Ah por fin…qué bonito salió todo, qué equipo tenemos…Gracias vida por permitirme hacer lo que amo, y por estar rodeada de gente talentosa y profesional, somos “la neta del planeta como equipo”, salió increíble esta boda…. de verdad amo mi trabajo, ya quiero ver las fotos!

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125. Un año de planeación…se logró todo salió como se planeo, pero podríamos empezar a mejorar…

            Y así es como acabamos hechos una “piltrafa humana” después de un evento, con un cansancio físico y mental agotador, pero llenos de satisfacción, por ver a tanta gente disfrutando de un gran día y siendo testigos del inmenso amor que dos personas se tienen, testigos de como 2 familias a partir de hoy se vuelven una sola.

    Generalmente el día de la boda, sigo tan emocionada, que me cuesta muchísimo trabajo dormir, nos aventamos jornadas entre 18 o hasta 24 horas de trabajo continúo, es una gran labor, no sólo por el trabajo físico y mental, sino por toda la información que manejamos y la presión  por la cantidad de variables involucradas, una sola persona es imposible que logre hacerlo todo.

     El wedding planner es el “director de la orquesta” y cada uno debe hacer su trabajo, si tuviste la paciencia de leer todo este post, te habrás podido dar cuenta que manejamos el “Multitask” intensamente, que tenemos que pensar en varias tareas a la vez, y resolver en minutos, y tomar decisiones asertivas todo el tiempo, todo eso te lo dan “las horas vuelos”, la experiencia, con este post, espero que se entienda un poco toda la labor que hay detrás, sé que faltan muchísimas ideas, no compartí nada acerca de todo lo que hacemos al cuidarles el vestido, el peinado, el maquillaje, se los dejo para otro blog.

 

¡Nos vemos en el siguiente post con Chispa y Corazón!

 

 

 

 

 

 

 

 

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